SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA – S.A.S. EN COLOMBIA

PREGUNTAS Y RESPUESTAS PARA TENER UN MEJOR ENTENDIMIENTO SOBRE LA SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA – S.A.S. EN COLOMBIA

En este artículo se brinda información clave sobre la Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.) en Colombia. Se abordan preguntas relacionadas con su personalidad jurídica, naturaleza, constitución, responsabilidad de los accionistas, objeto social, documentación requerida, duración, escritura pública, sociedad de hecho, prueba de existencia, control de actos constitutivos, impugnación del contrato, suscripción y pago de capital, tipos de acciones, derechos de votación, libro de registro de accionistas, restricciones a la negociación de acciones, cambio de control, organización, Asamblea General de Accionistas, convocatoria y reuniones, balance de fin de ejercicio, mayorías requeridas, toma de decisiones, accionista único, fraccionamiento de voto, acuerdos de accionistas, duración de los acuerdos, junta directiva y designación de sus miembros.

Esta información proporciona una guía para comprender los aspectos fundamentales de las S.A.S. en Colombia y sus requisitos legales.

1. ¿Cuándo adquiere personalidad jurídica una S.A.S.?

Una vez se inscribe el documento de constitución de la S.A.S. en el Registro Mercantil.

2. ¿Cuál es la naturaleza de una S.A.S.?

La S.A.S. es una sociedad de capital| cuya naturaleza es de carácter comercial, independientemente de las actividades que se encuentren previstas en su objeto social.

3. ¿Qué es el objeto social?

Es la definición de las actividades que puede realizar la sociedad como persona jurídica.

4. ¿Cuántas personas se requieren para constituir una S.A.S.?

Mínimo una persona natural o jurídica a través de acto unilateral o contrato en caso de que sea más de un accionista.

5. ¿Cuál será la responsabilidad de los accionistas de una S.A.S.?

Como regla general, los accionistas de una S.A.S. solo serán responsables hasta el monto de sus respectivos aportes.

6. ¿Cómo se constituye una S.A.S.?

Mediante documento privado que debe ser autenticado e inscrito en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio del lugar en que la sociedad establezca su domicilio principal. Debe ser autenticado por todos los que participan en la constitución, lo cual, puede hacerse directamente o por medio de apoderado.

7. ¿Qué debe contener el documento de constitución de una S.A.S.?

• Nombre, documento de identidad y domicilio de los accionistas.
• Razón social o denominación de la sociedad, seguida de las palabras “sociedad por acciones simplificada” o de las letras S.A.S.
• El domicilio principal de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución.
• El término de duración, si este no fuere indefinido. Si nada se expresa en el acto de constitución, se entenderá que la sociedad se ha constituido por término indefinido.
• Una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que la sociedad podrá realizar cualquier actividad comercial o civil, lícita. Si nada se expresa en el acto de constitución, se entenderá que la sociedad podrá realizar cualquier actividad lícita.
• El capital autorizado, suscrito y pagado, la clase, número y valor nominal de las acciones representativas del capital y la forma y términos en que estas deberán pagarse.
• La forma de administración y el nombre, documento de identidad y facultades de sus administradores. En todo caso, deberá designarse cuando menos un representante legal.

8. ¿Es necesario elevar a escritura pública el documento de constitución de una S.A.S.?

No, salvo cuando el aporte se haga con activos cuya transferencia de dominio requiera la formalidad de la escritura pública. Por ejemplo, si se aportan bienes inmuebles.

9. ¿Debe tener una duración determinada una S.A.S.?

No, no es necesario que una S.A.S. tenga una duración determinada, ya que esta puede tener una duración determinada o definida, es decir establecer un periodo de tiempo, o indefinida. Si se guarda silencio se entiende que se ha constituido por término indefinido.

10. ¿Cómo debe expresarse la razón social de una S.A.S.?

La razón social de una S.A.S. debe ir acompañado de la frase “Sociedad por Acciones Simplificada” o su abreviatura “S.A.S.”.

11. ¿Cómo se debe enunciar el objeto social de una S.A.S.?

La S.A.S. permite tener un objeto social abierto, de tal manera que se permita realizar cualquier actividad lícita, no obstante, también es posible indicar en el documento privado de constitución una relación clara y completa de las actividades principales a las que se dedicará la S.A.S. Si no se dice nada, se entiende que la S.A.S. puede efectuar cualquier actividad que sea lícita.

12. ¿Puedo constituir una S.A.S. mediante mensaje de datos?

Sí, siempre y cuando el documento tenga firmas auténticas o digitales. Los mensajes de datos sin firmas digitales no podrán ser usados para constituir una S.A.S.

13. ¿Cuándo se considera que existe una sociedad de hecho?

Cuando no se efectúa la inscripción del documento público o privado de constitución de la Sociedad en la Cámara de Comercio del lugar donde se tiene el domicilio principal, siempre y cuando fueren varios los asociados.

14. ¿Qué efectos tiene que se considere que existe una sociedad de hecho?

Los accionistas no podrán gozar del beneficio de limitar su responsabilidad al monto de sus aportes, sino que serán solidaria, ilimitada y directamente responsables por cualquier reclamación.

15. ¿Cómo pruebo la existencia de una S.A.S.?

Por medio de un Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, en el que conste no estar disuelta y liquidada la sociedad.

16. ¿Alguien controla el acto constitutivo o las reformas de una S.A.S.?

Sí, las Cámaras de Comercio. De conformidad con la normativa vigente y aplicable, las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir el documento mediante el cual se constituya, se haga un nombramiento o se reformen los estatutos de la sociedad, cuando se omita alguno de los requisitos previstos en la ley.

17. ¿Se puede impugnar el contrato o acto unilateral que constituye la S.A.S.?

No, una vez efectuado en debida forma el registro de la escritura pública o privada de constitución no podrá impugnarse el contrato o acto unilateral sino por la falta de elementos esenciales o por el incumplimiento de los requisitos de fondo, de acuerdo con los artículos 98 y 104 del Código de Comercio.

18. ¿Cuáles son los elementos esenciales de un contrato?

Son aquellos sin los cuales no podría existir el contrato, los cuales son: consentimiento, objeto lícito, causa lícita y capacidad de las partes.

19. ¿Qué significa suscripción y pago de capital?

El capital suscrito es lo que cada accionista se compromete a pagar como aporte, mientras que el capital pagado es lo que efectivamente pagó cada accionista.

20. ¿Qué tipo de acciones se pueden crear en una S.A.S.?

En una S.A.S. podrán crearse diversas clases y series de acciones, incluidas las siguientes: Acciones privilegiadas, acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, acciones con dividendo fijo anual y acciones de pago.

21. ¿Qué pasa con los derechos de votación en una S.A.S.?

En los estatutos de la S.A.S. se expresarán los derechos de votación que le correspondan a cada clase de acciones, con indicación expresa sobre la atribución de voto singular o múltiple, si a ello hubiere lugar.

22. ¿Qué es el libro de registro de accionistas?

Es un registro obligatorio que llevan las sociedades de capital en el que se anotan los nombres de los accionistas y los movimientos relacionados con sus acciones.

23. ¿Se puede restringir la negociación de acciones en una S.A.S.?

Sí, en los estatutos puede consagrarse dicha prohibición o solo permitir la negociación de algunas de las clases de acciones, pero la ley señala que dicha prohibición no puede exceder los 10 años, los cuales, se cuentan a partir de la emisión de las acciones. Este término puede prorrogarse por periodos adicionales no mayores a 10 años siempre y cuando sea aprobado de manera unánime por los accionistas.

24. ¿Qué sucede si se viola alguna de las restricciones a la negociación de acciones en una S.A.S.?

La negociación o transferencia de acciones será ineficaz de pleno derecho, siempre y cuando se haga en contravención de lo establecido en los estatutos.

25. ¿Se debe informar el cambio de control en una sociedad accionista de una S.A.S.?

Sí, solo si se ha pactado en los estatutos la obligación a cargo de las sociedades accionistas de informarle al representante legal de la respectiva sociedad por acciones simplificada acerca de cualquier operación que implique un cambio de control respecto de aquellas.

26. ¿Cuál debe ser la organización de una S.A.S.?

Se tiene plena libertad, por lo que, en los estatutos se determinará su estructura orgánica y demás normas que rijan su funcionamiento.

27. ¿Qué es la Asamblea General de Accionistas de una S.A.S.?

Es el máximo órgano de social de la S.A.S. y está integrada por los accionistas inscritos en el libro de registro de accionistas.

28. ¿Cómo se debe realizar la convocatoria a una reunión de la Asamblea General de Accionistas de una S.A.S.?

Debe efectuarse mediante comunicación escrita dirigida a cada uno de los accionistas por quien tenga la representación legal de la S.A.S., salvo que en los estatutos sociales se pacte de otra forma.

29. ¿Se puede realizar una reunión de la Asamblea General de Accionistas de una S.A.S. sin convocatoria?

Sí, se podrá realizar una reunión de la Asamblea General de Accionistas de una S.A.S. sin convocatoria, siempre y cuando se encuentren presentes la totalidad de las acciones suscritas y pagadas de la sociedad.

30. ¿Existe un término para convocar a los accionistas a una reunión de la Asamblea General de Accionistas de una S.A.S.?

Sí, la ley establece que deberá ser convocada con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles a la fecha de la reunión. A menos que se pacte un término superior en los estatutos.

31. ¿Qué es el balance de fin de ejercicio?

Es aquel que se efectúa al finalizar cada ejercicio social, que generalmente es anual, para determinar la situación patrimonial de la sociedad en ese periodo de tiempo.

32. ¿Es permitida la reunión de segunda convocatoria en la S.A.S.?

Si, puede señalarse la fecha de la reunión de segunda convocatoria desde la primera convocatoria. La segunda reunión no podrá ser fijada para una fecha anterior a los diez (10) días hábiles siguientes a la primera reunión, ni posterior a los treinta (30) días hábiles contados desde ese mismo momento.

33. ¿Se podrán realizar reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito en una S.A.S.?

Sí, y en caso de no establecerse mecanismos estatutarios para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito, se seguirán las reglas previstas en los artículos 19, 20 y 21 de la Ley 222 de 1995.

34. ¿Qué mayorías se necesitan para deliberar y tomar decisiones en una S.A.S.?

La Asamblea General de Accionistas podrá deliberar con la mitad más una de las acciones suscritas de la sociedad, si en los estatutos no se ha previsto otra cosa.

35. ¿Cómo se toman decisiones en una S.A.S. si esta tiene accionista único?

Todas las decisiones debe tomarlas el accionista único, frente a las cuales el accionista único dejará constancia en actas, las cuales se deben asentar en el libro de actas que para el efecto lleve la sociedad.

36. ¿Es posible fraccionar el voto en una S.A.S.?

Es viable única y exclusivamente cuando se trate de la elección de juntas directivas o de otros cuerpos colegiados.

37. ¿Qué significa fraccionar el voto?

Consiste en la posibilidad de un accionista de poder votar de manera variada cuando se tienen varios derechos.

38. ¿Se pueden realizar acuerdos de accionistas en una S.A.S.?

Sí, y estos pueden versar sobre:

• Compra o venta de acciones.
• Preferencia para adquirir acciones.
• Restricciones para transferir acciones.
• Ejercicio del derecho al voto.
• La persona que representará las acciones en la Asamblea.
• Otros asuntos, siempre y cuando sean lícitos.

39. ¿Qué significa lícito?

Que no se encuentre prohibido por la ley.

40. ¿Cuánto tiempo puede durar un acuerdo de accionistas en una S.A.S.?

Su duración no podrá ser mayor a diez años, sin embargo, puede ser prorrogado por unanimidad de sus suscriptores por periodos de máximo diez años.

41. ¿La S.A.S. debe tener junta directiva?

No, la S.A.S. no está obligada a tener junta directiva, pero podrá pactarse en los estatutos.

42. ¿Cuál es el número mínimo de miembros para integrar una junta directiva en una S.A.S.?

Podrá integrarse con uno o varios miembros respecto de los cuales podrán establecerse suplencias.

43. ¿Cómo se designan los miembros de la junta directiva en una S.A.S?

Pueden ser designados por cuociente electoral, votación mayoritaria, o cualquier otro medio previsto en los estatutos.

44. ¿Qué responsabilidad tienen los administradores en una S.A.S.?

Tienen las mismas responsabilidades contenidas en la Ley 222 de 1995.

45. ¿Se puede aplicar el régimen de responsabilidad de los administradores a una persona que no sea administrador en una S.A.S.?

Sí, es considerado un administrador de hecho cualquier persona natural o jurídica que actúe o se inmiscuya en una actividad positiva de gestión, administración o dirección de la sociedad. El administrador de hecho debe responder como si fuera un administrador y está sometido a las mismas sanciones, si hubiere lugar a ellas.

46. ¿La S.A.S. debe tener revisor fiscal?

La S.A.S. no está obligada a tener revisor fiscal, salvo cuando la ley lo exija, es decir, cuando la S.A.S. reúna los montos de activos o ingresos a que alude el parágrafo 2 del artículo 13 de la Ley 43 de 1990.

47. En caso de que una S.A.S. esté obligada a tener revisor fiscal, ¿qué requisitos debe reunir el revisor fiscal?

Obligatoriamente debe ser contador público titulado y portador de su respectiva tarjeta profesional vigente.

48. Si una S.A.S. no tiene revisor fiscal, ¿quién suscribe el certificado de aumento de capital suscrito y/o pagado?

Deberá ser suscrito por contador público, para registrarlo en la Cámara de Comercio del domicilio social.

49. ¿Se pueden modificar los estatutos de una S.A.S.?

Sí, estos podrán modificarse por aprobación de la asamblea, para lo cual se deberá dejar constancia de ello en actas que deberán registrarse ante la Cámara de Comercio del domicilio social.

50. Si hay varios accionistas en una S.A.S., ¿cuántos votos se requieren para modificar los estatutos?

Deberán ser aprobados con el voto de uno o varios accionistas que representen como mínimo la mitad más una de las acciones presentes en la reunión de la Asamblea General de Accionistas, a menos que se haya pactado una mayoría superior en los estatutos.

51. ¿Se requiere unanimidad para reformar ciertas disposiciones estatutarias en una S.A.S.?

Sí, para incluir o modificar las cláusulas consagradas en los estatutos conforme a lo previsto en los artículos 13, 14, 39 y 40 de la Ley 1258 de 2008 se deberá hacer mediante la determinación de los titulares del ciento por ciento (100%) de las acciones suscritas.

52. ¿Las reformas estatutarias de una S.A.S. deberán elevarse a escritura pública?

No, a menos que se haya hecho transferencia de bienes respecto de los cuales la ley exija otorgar escritura pública, por ejemplo, los inmuebles.

53. ¿Es posible constituir una S.A.S. en el exterior para que funcione en Colombia?

Cualquier sociedad constituida fuera del territorio colombiano será considerada como sociedad extranjera. La Ley 1258 de 2008 que regula la Sociedad por Acciones Simplificada solo es aplicable en el territorio nacional. Por lo cual, constituir una sociedad en el extranjero es permitido, pero no lo haría bajo la ley antes mencionada.

54. ¿Qué normas le son aplicables a la S.A.S. en caso de transformación, fusión y escisión?

Las normas que regulan la transformación, fusión y escisión de sociedades le son aplicables a la sociedad por acciones simplificada, así como las disposiciones propias del derecho de retiro contenidas en la Ley 222 de 1995.

55. ¿Se puede transformar una sociedad a S.A.S.?

Sí, cualquier sociedad podrá hacerlo antes de su disolución.

56. ¿Qué se debe hacer para transformar una sociedad a S.A.S.?

Se deberá hacer mediante determinación unánime de los asociados titulares de la totalidad de las acciones, cuotas o partes de interés. La decisión correspondiente deberá constar en documento privado inscrito en el Registro Mercantil.

57. ¿La S.A.S. se puede transformar en otro tipo societario?

Sí, podrá transformarse en una sociedad de cualquiera de los tipos previstos en el Libro Segundo del Código de Comercio, siempre que la determinación respectiva sea adoptada por la asamblea, mediante decisión unánime de los accionistas titulares de la totalidad de las acciones suscritas.

58. ¿Cuándo se entiende que existe enajenación global de activos en una S.A.S.?

Cuando la sociedad se proponga enajenar activos y pasivos que representen el cincuenta por ciento (50%) o más del patrimonio líquido de la compañía en la fecha de enajenación.

59. ¿Se requiere autorización para la enajenación global de activos en una S.A.S.?

Sí, requerirá aprobación de la asamblea, impartida con el voto favorable de uno o varios accionistas que representen cuando menos la mitad más una de las acciones presentes en la respectiva reunión.

60. ¿Qué pueden hacer los accionistas ausentes y disidentes de la enajenación global de activos en una S.A.S.?

Esta operación dará lugar al derecho de retiro a favor de los accionistas ausentes y disidentes en caso de desmejora patrimonial.

61. ¿Una sociedad puede absorber una S.A.S.?

Sí, solo en aquellos casos en que una sociedad detente más del noventa por ciento (90%) de las acciones de una sociedad por acciones simplificada, aquella podrá absorber a esta, mediante determinación adoptada por los representantes legales o por las juntas directivas de las sociedades participantes en el proceso de fusión.

62. ¿Cómo deberá realizarse el acuerdo de fusión?

Podrá realizarse por documento privado inscrito en el Registro Mercantil, salvo que dentro de los activos transferidos se encuentren bienes cuya enajenación requiera escritura pública. La fusión podrá dar lugar al derecho de retiro a favor de los accionistas ausentes y disidentes, así como a la acción de oposición judicial.

63. ¿Se deberá publicitar el acuerdo de fusión?

Sí, el texto del acuerdo de fusión abreviada tendrá que ser publicado en un diario de amplia circulación, dentro de ese mismo término habrá lugar a la oposición por parte de terceros interesados quienes podrán exigir garantías necesarias y/o suficientes.

64. ¿En qué casos se disuelve la S.A.S.?

• Por vencimiento del término previsto en los estatutos, si lo hubiere, a menos que fuere prorrogado mediante documento inscrito en el Registro Mercantil antes de su expiración.
• Por imposibilidad de desarrollar las actividades previstas en su objeto social.
• Por la iniciación del trámite de liquidación judicial.
• Por las causales previstas en los estatutos.
• Por voluntad de los accionistas adoptada en la asamblea o por decisión del accionista único.
• Por orden de autoridad competente.

65. ¿Cómo se da la disolución de una S.A.S.?

La disolución se produce de pleno derecho a partir de la fecha de expiración del término de duración, sin necesidad de formalidades especiales. En los demás casos, la disolución ocurrirá a partir de la fecha de registro del documento privado o de la ejecutoria del acto que contenga la decisión de la autoridad competente.

66. ¿Se puede evitar la disolución de una S.A.S.?

Sí, mediante la adopción de las medidas a que hubiere lugar, según la causal ocurrida, siempre que el enervamiento de la causal ocurra durante los seis (6) meses siguientes a la fecha en que la asamblea reconozca su acaecimiento.

67. ¿Cómo se realiza la liquidación de una S.A.S.?

Se realizará conforme al procedimiento señalado para la liquidación de las sociedades de responsabilidad limitada.

68. ¿Quién actuará como el liquidador de una S.A.S.?

El representante legal o la persona que designe la Asamblea General de Accionistas.

69. ¿Se deben presentar y aprobar estados financieros a la Asamblea General de Accionistas de una S.A.S.?

Sí, tanto los estados financieros de propósito general o especial, como los informes de gestión y demás cuentas sociales deberán ser presentadas por el representante legal a consideración de la Asamblea General de Accionistas para su aprobación.

70. ¿Cómo se aprueban los estados financieros si solo hay un accionista único en una S.A.S.?

El accionista único aprobará todas las cuentas sociales y dejará constancia de tal aprobación en actas debidamente asentadas en el libro de actas de la sociedad.

71. ¿Qué beneficios tiene constituir una S.A.S.?

Las prohibiciones contenidas en los artículos 155, 185, 202, 404, 435 y 454 del Código de Comercio no se les aplicarán a las S.A.S., a menos que en los estatutos se disponga lo contrario.

72. ¿Se pueden excluir accionistas en una S.A.S.?

Sí, los estatutos podrán prever causales de exclusión de accionistas, en cuyo caso deberá cumplirse el procedimiento de reembolso previsto en los artículos 14 a 16 de la Ley 222 de 1995.

73. ¿Cuál es el procedimiento para excluir accionistas en una S.A.S.?

La exclusión de accionistas requerirá aprobación de la asamblea, impartida con el voto favorable de uno o varios accionistas que representen cuando menos la mitad más una de las acciones presentes en la respectiva reunión, sin contar el voto del accionista o accionistas que fueren objeto de esta medida, a menos que se establezca un procedimiento diferente en los estatutos.

74. ¿Cómo se resuelven los conflictos societarios en una S.A.S.?

Las diferencias que ocurran a los accionistas entre sí, o con la sociedad o sus administradores, en desarrollo del contrato social o del acto unilateral, incluida la impugnación de determinaciones de asamblea o junta directiva con fundamento en cualquiera de las causas legales, podrán someterse a decisión arbitral o de amigables componedores, si así se pacta en los estatutos.

75. ¿Qué pasa si se utiliza una S.A.S. en fraude a la ley o en perjuicio de terceros?

Los accionistas y los administradores que hubieren realizado, participado o facilitado los actos defraudatorios, responderán solidariamente por las obligaciones nacidas de tales actos y por los perjuicios causados.

76. ¿Qué se puede hacer si existen actos defraudatorios de una S.A.S.?

Solicitar la declaratoria de nulidad de los actos defraudatorios, la cual se adelantará ante la Superintendencia de Sociedades, mediante el procedimiento verbal sumario.

77. ¿Se puede iniciar acción indemnizatoria por actos defraudatorios de una S.A.S.?

Sí, y será de competencia, a prevención, de la Superintendencia de Sociedades o de los jueces civiles del circuito especializados, y a falta de estos, por los civiles del circuito del domicilio del demandante, mediante el trámite del proceso verbal sumario.

78. ¿Qué sucede si los accionistas no ejercen el derecho de voto en el interés de la S.A.S.?

Se considerará que existe abuso del derecho.

79. ¿Cuándo se considera abusivo el voto?

Cuando sea ejercido con el propósito de causar daño a la compañía o a otros accionistas o de obtener para sí o para un tercero ventaja injustificada, así como aquel voto del que pueda resultar un perjuicio para la compañía o para los otros accionistas.

80. ¿Qué responsabilidad tendrá el accionista que abuse de sus derechos?

Ese accionista responderá por los daños que ocasione, sin perjuicio que la Superintendencia de Sociedades pueda declarar la nulidad absoluta de la determinación adoptada, por la ilicitud del objeto.

81. ¿La nulidad absoluta solo se dará en caso de abuso de mayoría?

No, la acción de nulidad absoluta y la de indemnización de perjuicios de la determinación respectiva podrán ejercerse tanto en los casos de abuso de mayoría, como en los de minoría y de paridad. El trámite correspondiente se adelantará ante la Superintendencia de Sociedades mediante el proceso verbal sumario.

Por: Néstor Castrillón, Ana María Acosta e Ignacio Peláez.